Tapahtumajärjestäjän on otettava hyvissä ajoin selvää, millaisia lupia tai ilmoituksia tapahtuma vaatii. Tarvittavien lupien määrä riippuu tapahtuman luonteesta ja koosta.

Valmistaudu tapahtumasi lupaprosessiin hyvissä ajoin. Lupien valmistelu ja suunnittelu vie aikaa ja myös käsittelyyn on jätettävä riittävästi aikaa. Suurimmalle osalle tapahtumista pakollisia ovat tapahtumapaikan haltijan lupa sekä poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta. Lupien hakeminen ja ilmoitusten tekeminen on aina tapahtuman järjestäjän vastuulla. Olemme koonneet alle yleisimmät luvat ja suositellut ajat niiden toimittamiseksi viranomaisille. Aloita lupien työstäminen vähintään kuukausi ennen kuin sinun tulee jättää ne käsiteltäväksi, näin vältät kiireen ja lupaprosessista on sinulle hyötyä.  Ilman tarvittavia lupia tapahtumaa ei saa järjestää, ja poliisilla on oikeus keskeyttää tapahtuma edellytettyjen lupien puuttuessa.

Luvat ja hakemukset - Visit SodankyläHuomioi ainakin nämä!

  • Poliisille on tehtävä ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä. Ilmoituksen voi tehdä poliisin internetsivuilla tai lomakkeella. Ilmoitus tehdään järjestämispaikkakunnan poliisilaitokselle.
  • Jos tapahtuma vaatii kadun, pysäköinti- tai muun yleisen alueen osittaista tai kokonaan sulkemista ja siitä johtuen tilapäisiä liikennejärjestelyjä, on tapahtumajärjestäjän haettava toiminnalle katulupa joko kunnasta tekniseltä osastolta tai ELY-keskukselta maanteiden ollessa kyseessä.
  • Jos tapahtuman melun on syytä olettaa olevan häiriötä aiheuttavaa, on siitä tehtävä meluilmoitus ympäristönsuojeluviranomaiselle.
  • Jos tapahtumaan liittyy elintarvikkeiden myyntiä tai tarjoilua, on tehtävä ilmoitus Tunturi-Lapin ympäristöterveydenhuoltoon eli alueen elintarvikevalvontaan.
  • Musiikin esittäminen tilaisuuksissa ja tapahtumissa edellyttää usein sekä Teoston (tekijäkorvaukset) että Gramexin (esittäjä- korvaukset) korvausten maksamista. Musiikin ja äänitteiden julkinen esittäminen edellyttää aina hyvissä ajoin haettua lupaa.

Yleisimmät luvat ja ilmoitukset

Yleisötilaisuusilmoitus poliisille

Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallinen ilmoitus järjestämispaikan poliisille. Poikkeuksen muodostavat yleisötilaisuudet, jotka osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi eivät edellytetä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai sivullisille ja ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä. Lain mukaan tapahtumajärjestäjän on tehtävä ilmoitus vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista, mutta käytännössä ilmoitus kannattaa tehdä vähintään kuukausi ennen tapahtumaa, varsinkin ruuhkahuippujen ja lomakausien aikaan. On huomioitava myös, että Lapin alueella isojen tapahtumien ilmoitusten käsittely voi olla jopa Oulussa.

Poliisi voi vaatia tarvittaessa myös muita selvityksiä, kuten esimerkiksi yleisötilaisuuden järjestämispaikan omistajan tai haltijan suostumuksen sekä muun lainsäädännön edellyttämät tilaisuuden järjestämiseen liittyvät ilmoitukset, luvat tai toimenpiteet.

Pienet yleisötilaisuudet, joissa on vähän osallistujia ja jotka tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan takia eivät edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä, eivät edellytä ilmoitusta. Kyse voi olla sekä sisä- että ulkotiloissa järjestettävistä tilaisuuksista (mm. säännölliset elokuva-, teatteri- ja oopperanäytökset sekä konsertit, joihin ei ole tarpeen asettaa järjestyksenvalvojia). Jos olet epävarma ilmoituksen tekemisestä, tarkista asia aina Poliisin lupayksiköstä. Sodankylän toimipiste, Toivonniementie 1. Lupapalvelut: p. 0295 416 969 ja 0295 416 974.

Lisätietoja yleisötapahtuman ilmoittamisesta


Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma

Poliisille on laadittava turvallisuussuunnitelma tapahtuman turvallisuudesta. Pelastuslaitokselle on toimitettava pelastussuunnitelma, joka kannattaa toimittaa myös poliisille. Suunnitelmat voi yhdistää yhdeksi kokonaisuudeksi, kunhan siinä on huomioitu kaikki vaadittavat asiat. Jos tapahtumassa on tapahtumajärjestäjän lisäksi ulkopuolisia toimijoita, on heidän turvallisuus- ja pelastussuunnitelmansa sisällytettävä koko tapahtumaa koskeviin suunnitelmiin. Vaikka jonkin tapahtuman palvelun tai toiminnan (esimerkiksi ilotulituksen) tuottaisi ulkopuolinen taho, on tapahtumajärjestäjä vastuussa myös tämän toiminnan turvallisuudesta. Tapahtuman turvallisuudesta on tehtävä turvallisuussuunnitelma, joka toimitetaan poliisille yleisötilaisuusilmoituksen liitteenä. Turvallisuussuunnitelma sisältää selvityksen tapahtuman luonteesta, tapahtuman riskeistä ja niiden ennakoinnista ja järjestyksenpidosta tapahtuma-alueella sekä tapahtuman turvallisuudesta vastaavien henkilöiden yhteystiedot.

Pelastussuunnitelma on laadittava yleisötilaisuuteen tai tapahtumaan, jossa arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä tai johon liittyy tiettyjä riskejä. Pelastussuunnitelma on tarkistettava pelastuslaitoksen riskienhallintapäällikön kanssa viimeistään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Hyväksytty suunnitelma lisätään yleisötilaisuusilmoituksen liitteeksi. Pelastussuunnitelman on sisällettävä kattava kuvaus tapahtuman riskeistä ja niihin liittyvistä pelastustoimista, toimintaohjeista sekä yhteyshenkilöistä. Suurissa tapahtumissa on hyvä olla erillinen turvallisuuspäällikkö. Jos tapahtuma järjestetään tilassa, johon on laadittu oma pelastussuunnitelma, mutta joka ei huomioi kyseistä tapahtumaa, tulee tapahtumajärjestäjän laatia oma pelastussuunnitelma. Tapahtuman pelastussuunnitelmaan voidaan sisällyttää jo olemassa oleva suunnitelma.

Pelastussuunnitelma-malli ja ohje pelastussuunnitelman laatimiseen

Lapin pelastuslaitoksen Sodankylän toimipisteen yhteystiedot


Maankäyttölupa

Tapahtuman järjestäminen ulkotiloissa vaatii aina maanomistajan antaman maankäyttöluvan. Sodankylän kunnan omistamien yleisten alueiden, kuten torien ja puistojen maankäyttöluvat haetaan Sodankylän kunnan tekniseltä toimelta vapaamuotoisella hakemuksella. Lupa on haettava vähintään 30 vuorokautta ennen tapahtumaa.

Lähetä vapaamuotoinen hakemus Sodankylän kunnan kirjaamoon kirjaamo@sodankyla.fi tai suoraan Jani Kiemungille jani.kiemunki@sodankyla.fi


Tiensulkemislupa

Jos tapahtuma vaatii kadun, pysäköintialueen tai muun yleisen alueen sulkemista osittain tai kokonaan ja siitä johtuen tilapäisiä liikennejärjestelyjä, on tapahtumajärjestäjän haettava toiminnalle tiensulkemislupa joko kunnalta tai ELY-keskukselta. Päätös tien sulkemisesta on toimitettava poliisille. 

Tiensulkemislupa haetaan kunnan tekniseltä toimelta, jos se koskee kunnan hallinnoimia teitä. Lupaa on haettava vähintään 30 vuorokautta, mieluummin aiemmin, ennen liikennejärjestelyjen toteuttamista. Hakemuksen liitteenä on toimitettava suunnitelma tilapäisistä liikennejärjestelyistä. Liikennejärjestelyjen sujuvuudesta vastaa tapahtumajärjestäjä, ja hänen velvollisuutenaan on tarvittaessa järjestää tapahtumapaikalle liikenteenohjaajia ja tarvittavat liikennemerkit. Lähetä vapaamuotoinen hakemus Sodankylän kunnan kirjaamoon kirjaamo@sodankyla.fi tai suoraan Jani Kiemungille jani.kiemunki@sodankyla.fi

Maanteiden sulkemiseen (esim. 4-tie, 5-tie) on haettava lausunto Lapin ELY-keskuksesta. Hakemus tulee tehdä hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, mittavia tapahtumia järjestettäessä jopa puoli vuotta aikaisemmin.

Tapahtuman liikennejärjestelyt (ELY)


Meluilmoitus

Erityisen häiritsevää melua aiheuttavista tapahtumista, kuten klo 20 jälkeen jatkuvista ulkoilmakonserteista, festivaaleista ja muista ulkotapahtumista sekä moottoriurheilukilpailuista on tehtävä meluilmoitus Sodankylän kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle, eli Arktisen Lapin ympäristönsuojeluun. Jos olet epävarma meluilmoituksen tarpeesta, voit olla yhteydessä kyseiseen tahoon. Ilmoitus tulee toimittaa ympäristönsuojeluviranomaiselle vähintään 30 vrk ennen tilaisuutta.

Äänentoistoa voi käyttää klo 07–20 välillä järjestettävissä tapahtumissa ilman meluilmoituksen tekemistä edellyttäen, että äänenvoimakkuus pidetään kohtuullisella tasolla. Meluilmoituksesta tehtävä päätös on maksullinen.

Lähetä ilmoitus sähköpostitse osoitteisiin: kirjaamo@sodankyla.fi ja ymparistonsuojelu@sodankyla.fi

Lataa lomake

Lisätietoja Ympäristöhallinnon yhteisestä verkkopalvelusta


Jätehuoltosuunnitelma

Tapahtumajärjestäjän tulee tehdä erillinen jätehuoltosuunnitelma, mikäli tapahtuman sivutuotteena tulee paljon roskia tai jätettä (etenkin jos tarjoillaan ruokaa ja juomaa), tapahtuman lupaehdoissa sitä edellytetään tai viranomainen sitä erikseen pyytää. Lapecon jätehuoltomääräykset velvoittavat erillisen jätehuoltosuunnitelman laatimiseen, mikäli tapahtumaan on odotettavissa yli 5000 osallistujaa.

Suunnitelmassa selvitetään mm. seuraavat asiat:

  • Kuka vastaa jätehuollosta ja siivouksesta
  • Miten usein alue siivotaan
  • Kuinka paljon roska-astioita on varattu
  • Miten/minne jäteastiat sijoitetaan
  • Jos roska-astiat täyttyvät ennenaikaisesti, miten toimitaan
  • Kuka on astioiden tyhjennyksistä vastaava jätehuoltoyritys
  • Milloin alueen loppusiivous on hoidettu

Jätehuoltosuunnitelma on hyväksytettävä paikkakunnan ympäristönsuojeluviranomaisella ennen tilaisuuden järjestämistä ja se tulee toimittaa viimeistään 2 viikkoa ennen tapahtumaa.


Ilmoitus suuresta yleisötilaisuudesta

Ilmoitus suuresta yleisötilaisuudesta tehdään kun odotettavissa oleva yleisö/osallistujamäärä on yli 500 hlöä riippumatta siitä onko tilaisuudessa elintarvikkeiden tarjoilua vai ei. Tällöin tarkasteltavaksi tulevat mm. wc-mitoitukset, tupakointialueet jne. asiat. Ilmoitus suuresta yleisötilaisuudesta tehdään Sodankylän kunnassa ympäristöterveyspäällikölle 30 vrk ennen tapahtumaa. Lisätietoja Valviran Suurten yleisötilaisuuksien hygieeniset järjestelyt ja jätehuolto -sivulta.

Ilmoitus suuresta yleisötilaisuudesta -lomake


Elintarvikkeiden myynti

Tapahtuman järjestäjän tulee varmistua siitä, että tapahtumaan osallistuvan elintarviketoimijan liikkuva elintarvikehuoneisto on hyväksytty tai siitä on tehty toiminnan aloittamisilmoitus toimijan kotikunnan elintarvikevalvontaan. Jos liikkuva elintarvikehuoneisto on hyväksytty tai ilmoitettu viranomaiselle, tapahtuman järjestäjän tulee varmistua, että liikkuvasta elintarvikehuoneistosta tiedotetaan tapahtumapaikkakunnan elintarvikeviranomaisille. Tiedotus on tehtävä vähintään neljä vuorokautta ennen toiminnan aloittamista. 

Pienimuotoinen toiminta, kuten yksityishenkilöiden tai harrastekerhojen vähäinen elintarvikkeiden myynti tai tarjoilu, on vapautettu kokonaan ilmoitusvelvollisuudesta. Toiminta voi olla satunnaista tai määrältään vähäistä elintarvikkeiden käsittelyä.

Liikkuvan elintarvikehuoneiston käyttöönotosta tehdään kertaluonteinen ilmoitus sen kunnan viranomaiselle, jonka alueella toiminta aloitetaan. Ilmoitus on tehtävä kirjallisesti neljä viikkoa ennen toiminnan aloittamista tai oleellisen muutoksen tekemistä jo toiminnassa olevaan elintarvikehuoneistoon. Tämän jälkeen toiminnasta tiedotetaan vähintään neljä vuorokautta ennen toiminnan aloittamista niiden kuntien viranomaisille, joiden alueella toimintaa harjoitetaan. Sodankylän kunnassa ilmoitus tehdään Sodankylän kunnan ympäristöterveydenhuollolle erillisellä kaavakkeella. Lisätietoja Eviran ulkomyyntiohjeesta ja Ruokaviraston sivuilta.

Yhteystiedot: Tunturi-Lapin ympäristöterveydenhuolto, terveystarkastajat@sodankyla.fi

www.tunturilapinyth.fi


Anniskelulupa

Uudessa alkoholilaissa ei ole säännöstä tilapäisestä anniskeluluvasta tilaisuuksissa ja tapahtumissa, vaan kyseessä on määräaikainen anniskelulupa.

”Tapahtumia kuten festivaaleja varten voidaan hakea määräaikaista anniskelulupaa. Tilaisuuksissa voidaan anniskella myös ilmoituksella, mutta se edellyttää, että alue on hyväksytty etukäteen anniskelualueeksi alueen omistajan tai haltijan toimesta.

Tapahtuma-, kokous- ja juhlatila ja vastaava alue voidaan tilan tai alueen omistajan tai haltijan hakemuksesta hyväksyä anniskelualueeksi. Tällaisella hyväksytyllä anniskelualueella voi anniskelutoimintaa harjoittaa sellainen toimija, jolla on aikaisemmin myönnetty anniskelulupa.”

”Anniskelulupa voidaan myöntää hakijalle, jolla ei ole anniskelupaikkaa, jos anniskelua on tarkoitus harjoittaa ilmoituksella hyväksytyllä anniskelualueella järjestettävissä tilaisuuksissa tai anniskeltaessa matkailupalvelujen yhteydessä suljetuille retkelle osallistuville seurueille.” (Lähde:www.avi.fi)

Anniskelulupaa haetaan paikallisesta aluehallintovirastosta (Avi), joka Sodankylän kunnassa on Lapin Aluehallintovirasto. Keskimääräinen käsittelyaika on yksi kuukausi.


Musiikinkäyttölupa eli tapahtumalupa

Musiikinkäyttölupa on haettava etukäteen jokaiseen tapahtumaan, jossa soitetaan livenä tai tallenteelta (ml. karaoke) tekijänoikeudella suojattua musiikkia. Tammikuusta 2015 lähtien tapahtumajärjestäjä on voinut hakea Teoston ja Gramexin yhteistä musiikinkäyttölupaa eli tapahtumalupaa. Lupa on haettava ja saatava ennen ensimmäistä sillä järjestettävää tapahtumaa. Tapahtumalupa tarvitaan sekä pääsymaksullisiin että maksuttomiin tapahtumiin ja myös yritysten henkilökunnalleen tai asiakkailleen järjestämiin tapahtumiin.

Muita mahdollisia lupia

Yllä mainittujen lisäksi on olemassa joukko lupia, joita vaaditaan erikoisempiin tapahtumiin. Tällaisia ovat mm. moottoriajoneuvokilpailut, benji-hypyt ja ilotulitusnäytökset. Luvanvaraista on myös mm. tavara-arpajaisten järjestäminen, tupakkatuotteiden myynti ja tilapäisen leirintäalueen perustaminen.

Luvat ja hakemukset - Visit Sodankylä 3

Vakuutukset

Selvitä hyvissä ajoin, mitä vakuutuksia tapahtumanne tarvitsee. Tositteet vakuutuksista liitetään usein erilaisten hakemusten mukaan (esim. poliisille tehtävään yleisötilaisuusilmoitukseen). On hyvä muistaa, että yrityksen tai yhdistyksen yleisvakuutus ei aina pidä sisällään yleisötapahtuman vastuuvakuutusta, joka korvaa yleisölle tapahtumassa sattuneet vahingot.

Tapaturmavakuutuksen tulee kattaa sekä tapahtumajärjestäjälle, tapahtuman henkilöstölle että talkooväelle tapahtuneet tapaturmat. Jos tapahtumajärjestäjällä on palkattua henkilökuntaa, määrää laki maksamaan jokaisesta työntekijästä tapaturmavakuutusta. Vapaaehtoista talkooväkeä ei ole pakko vakuuttaa, mutta asianosaisten kanssa on sovittava tulevatko he töihin omalla vastuulla vai sillä ehdolla, että tapahtumajärjestäjä maksaa tapaturmavakuutuksen.

Vastuuvakuutus kattaa tapahtuman korvausvastuun yleisöä, toimihenkilöitä tai ulkopuolista kohdanneesta henkilö- tai esinevahingosta. On kuitenkin muistettava, että korvauspäätökset ovat tapauskohtaisia.

Me pidämme tietosi salassa ja jaamme sen vain kolmansille osapuolille, jotka mahdollistavat palvelun toteuttamisen. Lue yksityisyydensuojamme.

Anna palautetta