Tapahtumien järjestämiseen liittyy erilaisia vaatimuksia, jotka on hyvä selvittää heti alkuun.

Yleisötilaisuudella tarkoitetaan kokoontumislaissa (530/1999) yleisölle avoimia huvitilaisuuksia, kilpailuja, näytöksiä ja muita niihin rinnastettavia tilaisuuksia. Kokoontumislakiin perustuvat esimerkiksi poliisille tehtävät tapahtumailmoitukset.

Tapahtuman koko on myös merkittävä tapahtuman suunnittelun alkumetreiltä lähtien. Tapahtuman koon määrittely ei aina ole aivan yksiselitteistä, mutta Tukesin sivuilta löydät mainiot ohjeet tapahtuman laajuuden ja luonteen määrittelemiseksi. Myös tapahtuman koko ohjaa suunnitteluprosessin etenemistä.

Yleistä tapahtumajärjestämisestä - Visit SodankyläErilaiset lait ja säädökset säätelevät myös monia muita tapahtuman järjestämisen osa-alueita; esimerkiksi pelastuslaki, terveydensuojelulaki ja kuluttajaturvallisuuslaki asettavat tapahtuman järjestäjän toiminnalle vaatimuksia, jotka turvaavat niin tapahtumassa kävijää kuin sen järjestäjääkin. Lakien ja niiden perusteella tehtävien ilmoitusten ja lupien tehtävä on myös herätellä tapahtumajärjestäjää pohtimaan tapahtuman sisältämiä vaaroja ja riskejä. Tarvittavista luvista löydät lisätietoa Luvat ja hakemukset -sivulta.

Sodankylän kunta on hankkinut alueen tapahtumajärjestäjien käyttöön Opens-tapahtumasuunnittelujärjestelmän, jolla tapahtuman käytännön suunnittelua voi tehdä ja dokumentoida. Tutustu lisää Opensiin!

Ideointi

Tapahtuman ideointiin on hyvä sijoittaa aikaa ja resursseja, sillä siten tapahtumalle saadaan sisältöä, jota ei välttämättä aluksi ollut suunnitteilla. Tapahtumaa ideoidessa on hyvä ajatella myös tapahtuman toteuttamisen aikataulua ja tapahtumajärjestäjän resursseja (kuten henkilökunta, tapahtumapaikka, budjetti). Vastuualueet on syytä jakaa hyvissä ajoin ja tarvittava erityisosaaminen kannattaa ostaa palveluna ammattilaisilta.

Yleistä tapahtumanjärjestämisestä - Visit SodankyläSisällön suunnittelussa ja tapahtuman ideoinnissa voi käyttää apuna kysymyksiä:

  • Mikä on tapahtuman tavoite, miksi tapahtuma järjestetään?
  • Kenelle tapahtuma on suunnattu, mikä on tapahtuman kohderyhmä?
  • Mikä on tapahtuman tarve?

Voi myös miettiä, mitä lisäarvoa tapahtuma kävijöilleen tuo ja miten se erottuu muista vastaavanlaisista tapahtumista.

Tapahtuman sisältö ja valittu kohderyhmä ohjaavat kaikkea tapahtumajärjestämisessä, erityisesti viestintää ja markkinointia. Mieti myös jo ideointivaiheessa:

  • Millaiset yhteistyökumppanit olisivat sopivia?
  • Kenen kanssa tapahtuma kilpailee?
  • Onko riskejä? Tarvitaanko varasuunnitelma?

Tästä ideointivaiheesta siirrytään suunnitteluvaiheeseen, jossa tekemistä ohjaavia kysymyksiä ovat:

  • Millainen tapahtuma on (sisältö ja ohjelma)?
  • Miten se toteutetaan (operatiivinen prosessi)?
  • Kuka sen toteuttaa (järjestävä organisaatio)?

Tapahtumasuunnittelun alkuvaiheissa mietitään tapahtuman sisältöä, joka usein on muutakin ohjelmaa kuin varsinainen pääohjelma. Tapahtumaan voidaan sijoittaa myynti-, esittely- tai toimintapisteitä tapahtuman luonteen mukaan. Oheisohjelma tarjoaa yleisölle tekemistä silloin, kun pääohjelmistossa on tauko, mm. ruokailumahdollisuudet saavat yleisön viihtymään tapahtuma-alueella pidempään. Oheisohjelman järjestäminen voi olla tapahtumajärjestäjälle myös ansaintakeino. Esimerkiksi myyntipisteitä voidaan vuokrata sovittuun hintaan.

Juontaja tai seremoniamestari on myös oleellinen osa tapahtuman ohjelman eteenpäin viemistä. Lisäksi juontaja on poikkeustilanteissa merkittävässä asemassa kuuluttamisen suhteen.

Esitetäänkö tapahtumassa musiikkia? Tällöin tarvitsette  Teoston ja Gramexin yhteisen tapahtumaluvan.

Tapahtumapaikan valinta ja aluesuunnittelu

Tapahtumapaikan valinta on merkittävä tapahtuman muiden osa-alueiden kannalta. Paikan valintaan vaikuttavat tapahtuma-aika, tapahtuman luonne, kohderyhmä, sijainti, tavoitettavuus, esteettömyys sekä vuokrakustannukset. Jos haluat järjestää tapahtumasi ulkotiloissa, esimerkiksi puistossa, paikan valintaan vaikuttaa myös se, onko sähköä, vettä tai muuta tarvittavaa infrastruktuuria saatavilla. Tapahtumapaikkaa valittaessa kannattaa myös huomioida, millä tavoin paikalle päästään, onko julkista liikennettä eli miten paikalle saa yleisön ja tapahtuman toteuttamiseen tarvittavan tekniikan ja artistit. Pohdi myös, onko alueella paikoitustilaa riittävästi, ja kuinka liikenteenohjaus voidaan parkkialueilla hoitaa. Toisinaan tapahtuman turvallisuuden ja sujuvuuden kannalta voi olla parempi miettiä paikoitusalue kauemmaksi ja järjestää bussikuljetus varsinaiselle tapahtumapaikalle, tai kannustaa tapahtumaan saapuvia suosimaan yhteiskuljetuksia.

Kun varaat tapahtumapaikkaa, muista varmistaa, onko varaus selvä vai tarvitaanko sitä varten esimerkiksi erillinen hakemus. Myös julkisilla ulkoalueilla pidettäviin tapahtumiin tarvitsee maanomistajan luvan.

Kun tapahtumapaikka on valittu ja varattu, on hyvä alkaa suunnitella, miten toiminnot sijoitetaan tapahtuma-alueelle. Tapahtumapaikasta on siis piirrettävä kartta. Kartta voi alkuvaiheessa olla suuntaa antava, mutta loppua kohden yksityiskohtien on tarkennuttava, ja lupavaiheessa viranomaisille on toimitettava mahdollisimman yksityiskohtainen kartta. Karttaan on merkittävä niin tapahtuman rakenteet, toimipaikat, poistumistiet, alkusammutuskaluston sijainti kuin ensiapupiste. Aluesuunnittelussa erittäin hyvä työväline on Opens-järjestelmä.

Tapahtuman lähestyessä havainnoi, miltä tapahtuma-alue näyttää vierailijan silmin, onko erilaisten toimintojen sijainti selkeästi löydettävissä. Erilaisia opasteita voi tarvita esimerkiksi turvallisuuden nimissä, mutta samalla ne myös tuovat koko tapahtuman sisällön paremmin tapahtumavieraan saataville. Tämä vaikuttaa siihen mielikuvaan joka vierailijalle tapahtumasta jää.

Tapahtumajärjestäjän vastuulla on huolehtia tapahtumapaikan siisteydestä ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen. Jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa on mietittävä, miten tapahtumasta saisi mahdollisimman ympäristöystävällisen. Sodankylässä ympäristöturvallisuudesta vastaa Tunturi-Lapin ympäristöterveydenhuolto.

Aikataulut

Tapahtuman ajankohtaa on hyvä suunnitella; on esimerkiksi selvitettävä, onko alueella samaan aikaan muita samantyylisiä tapahtumia ja jos on, olisiko kannattavaa siirtää oma tapahtuma toiseen ajankohtaan, tai voisiko muista tapahtumista saada synergiaetua. Myös jo suunnitteluvaiheessa voi tiedustella alueella samaan aikaan järjestettäviä tapahtumia esimerkiksi alueen matkailuneuvonnasta. Samalla annat tietoa heille siitä, että teillä on kyseinen tapahtuma suunnitteilla kyseiseen ajankohtaan.

Aikataulutus on erittäin tärkeä osatekijä läpi tapahtuman tuotantoprosessin. On tärkeä jakaa työt myös itse tapahtumapäivänä yhtä lailla kuin tapahtuman suunnittelun ja purkuprosessinkin aikana. Ota aikataulutuksessa mahdollisimman tarkoin huomioon myös itsestäsi riippumattomat viivästymiset.

Lisäksi aikataulutuksessa tulee huomioida hyvissä ajoin muun muassa:

  • lupa-asiat
  • tapahtumapaikan varaaminen ja tilapäisten rakenteiden tilaaminen
  • esiintyjät ja muut ohjelmistoon liittyvät tekijät
  • vastuutahojen organisointi ja työntekijät

Jotta tapahtuma menisi sujuvasti, on varsinaisen tapahtumapäivän vastuut, aikataulut ja yksityiskohdat sovittava hyvissä ajoin. Tapahtuman aikaisen aikataulutukseen on suotavaa sisällyttää työvuorolistat, näin ollen varmistetaan, että oikeat henkilöt ovat oikeassa paikassa tärkeimpään aikaan. Tässä näppäränä apuvälineenä voit käyttää Opens-järjestelmän aikataulutyökalua.

Tapahtuman päätyttyä ei tapahtumajärjestäjän työ ole ohi. Tapahtuman järjestäjän vastuulla on huolehtia tapahtumapaikan siivouksesta sekä tapahtuman rakenteiden purkamisesta ja muun lainatun välineistön palauttamisesta.

Tapahtuman jälkeen on myös arvioinnin ja jälkimarkkinoinnin aika. On käytävä läpi, missä asioissa onnistuttiin ja missä voitaisiin parantaa. Arviointi voidaan toteuttaa palautekyselyllä ja arviointitilaisuudella. Suunnittele jo etukäteen, millä tavoilla palautetta keräät. Sähköiseen palautekyselyyn on olemassa monia eri vaihtoehtoja, helppokäyttöinen ja maksuton vaihtoehto on esimerkiksi Google Forms. Lue lisää Tapahtumaviestintä-sivulta.

Tapahtuman aikajana

  • 12 kk ennen tapahtumaa
    • Tapahtuman suunnittelu käynnistyy
    • Tapahtumapaikan varaaminen
    • Avustusmahdollisuuksien selvittäminen ja tukien hakeminen
  • 8 kk ennen tapahtumaa
    • Yhteistyökumppaneiden, sponsoreiden ja tapahtumatukien haku
    • Ohjelman suunnittelu
    • Tapahtuman markkinoinnin ja viestinnän suunnittelu
  • 6 kk ennen tapahtumaa
    • Ensimmäinen viranomaistapaaminen
    • Budjetin tarkistus
    • Esiintyjien varaaminen
    • Rakenteiden varaaminen
    • Työtekijöiden palkkaaminen
    • Tapahtuma-alueen suunnittelu, karttojen teko
  • 3 kk ennen tapahtumaa
    • Lupien haku
    • Tapahtuman markkinointi käynnistyy viimeistään
  • 1 kk ennen tapahtumaa
    • Lupien haku ja ilmoitusten teko jatkuu
  • 1 vko ennen tapahtumaa
    • Viimeiset tarkistukset
    • Tapahtuma-alueen rakennus ja tarpeiston hankinta
    • Henkilökunnan ja vapaaehtoisten perehdyttäminen ja info
  • Varsinainen tapahtuma
    • laadittava yksityiskohtainen aikataulu ja työvuorosuunnittelu
  • Tapahtuman jälkeen
    • Palautteen keruu
    • Arviointipalaverin pito
    • Jälkimarkkinointi

Tapahtuman talous

Tapahtuman taloussuunnittelu kannattaa myös aloittaa hyvissä ajoin. Esimerkiksi erilaisilla avustuksilla on vuosittain kiinteät hakuajat. Hyvin suunniteltu budjetti auttaa myös itse tapahtuman suunnittelussa. Budjettiin on listattava, millaisia menoja tapahtumasta syntyy ja millaisia tuloja on mahdollisuus saada. Laadittua budjettia tulee seurata säännöllisesti, jotta mahdollisiin muutoksiin voidaan reagoida hyvissä ajoin. Ulkopuoliset rahoittajat usein vaativat hakemuksen liitteeksi tapahtuman rahoitussuunnitelman.

Menoja syntyy niin tapahtumapaikasta, erilaisista lupamaksuista, työntekijöiden palkoista, rakenteista, esiintyjistä, markkinoinnista jne. On hyvä varautua ennalta arvaamattomiin menoihin. On tärkeä huomioida, että kulut lankeavat yleensä maksettaviksi ennen tapahtumaa, kun taas tuloja alkaa monesti kertyä vasta tapahtuman ollessa jo käynnissä.

Tapahtuman rahoitus koostuu tapahtumajärjestäjän omasta pääomasta ja ulkopuolisesta rahoituksesta. Yksi tulovirta ovat tietysti tapahtumaan mahdollisesti myytävät pääsyliput. Tuloja voidaan kerryttää lisäksi esimerkiksi vuokraamalla tapahtuma-alueelta myyntipisteitä.Tapahtumille voidaan hakea myös julkista rahoitusta kunnalta, valtiolta, säätiöiltä ja EU:lta. Lue lisää kunnan tapahtuma-avustuksesta.

Opens-järjestelmässä on myös budjetointimahdollisuus.

Turvallisuus

Vastuu tapahtuman turvallisuudesta on aina tapahtumanjärjestäjällä. Turvallisuus on mahdollisten onnettomuuksien tai muiden haitallisten tapahtumien ennakointia. Aloita turvallisuussuunnittelu esimerkiksi Tukesin verkkosivuilta. Riskienhallintaa toteutetaan kartoittamalla, millaiset riskit voivat uhata tapahtumaa, tapahtumassa kävijöitä, tapahtuman työntekijöitä tai sen rakenteita.

Tapahtuman koon määrittely ei ole yksiselitteistä, myöskään laissa ei ole määrätty, minkä kokoista tapahtumaa voidaan pitää suurena. Pelastuslakiin liittyvän asetuksen mukaan yli 200 osallistujan suuruisesta tapahtumasta pitää tehdä pelastussuunnitelma. Tätä on hyvä pitää ohjenuorana. Lue lisää Luvat ja hakemukset -sivulta.

Järjestyksenvalvojat

Tapahtuma-aikaista turvallisuutta valvovat tapahtumajärjestäjän asettamat järjestyksenvalvojat. Perussääntö on, että järjestyksenvalvojia on oltava vähintään yksi sataa tapahtumassa kävijää kohden. Järjestyksenvalvojilla tulee olla voimassa oleva jv-kortti. Voit myös hakea lupaa tilapäisille järjestyksenvalvojille. Poliisi asettaa järjestyksenvalvojien määrälle minimirajoitteen tapahtumakohtaisesti, ja voi tarvittaessa tilaisuuden aikanakin vaatia tapahtumajärjestäjää lisäämään järjestyksenvalvojien määrää, jos tapahtuman luonne tai ajankohta niin vaatii. Tapahtuman kävijämäärää on seurattava, jotta tilan suurin sallittu henkilömäärä ei ylity.

Ensiapu

Tapahtumajärjestäjän on varauduttava tapahtuman ensiavun järjestämiseen. Järjestäjä vastaa myös ensiapuvalmiudesta ja lisäavun hälyttämisestä. Ensiapuvalmiuden taso riippuu tapahtuman luonteesta, kävijämäärästä ja riskien tasosta. Ensiavun tarjoaminen voi onnistua omalla porukallakin, mutta jos järjestäjäjoukosta ei osaamista löydy, kannattaa olla yhteydessä esimerkiksi Sodankylän SPR:riin.

Kriisiviestintä

Yllättävässä tilanteessa tapahtumanjärjestäjät voivat joutua myös turvautumaan kriisiviestinnän keinoihin. Kriisiviestintä on tapahtuman elinkaaren eri vaiheissa (ennen, aikana, jälkeen) erilaista, tämä on myös hyvä huomioida viestintää suunniteltaessa. Kriisiviestinnän suunnittelu kulkee käsi kädessä turvallisuussuunnittelun ja riskienhallinnan kanssa.

Kriisiviestinnän tavoitteet:

  • Operatiivisen toiminnan turvaaminen
  • Oikean tilannekuvan luominen kaikille tahoille
  • Välittää tapahtuman näkökulma julkisuuteen tarvittavilla viestintäkeinoilla
  • Välittää riittävästi tietoa ja olla vuorovaikutuksessa tapahtuman vaikutuspiirissä olevien henkilöiden kanssa

Tekninen toteutus

Tapahtumaa varten tarvitaan erilaisia tilapäisiä rakenteita, kuten lava, telttoja ja wc-tiloja. Useimmiten tapahtuman toimijoita varten hankitaan myös katoksia tai telttoja, tai toimijat tuovat rakenteet itse mukanaan. Tapahtuman rakenteet tulee olla pystytetty niin hyvin, että ne kestävät yllättävätkin sääilmiöt, kuten ukkosmyrskyn. Tapahtumanjärjestäjän vastuulla on varmistua rakenteiden kestävyydestä. Suurten tapahtumien, ja tapahtumien, joissa on runsaasti rakenteita, rakenteet hyväksyy rakennusvalvontaviranomainen. Tapahtumaa rakennettaessa on huolehdittava, että pelastusteille ja poistumisteille jää riittävästi tilaa.

Tapahtuman järjestämiseksi tapahtumapaikalle tarvitaan useimmiten sähköä. Kun varaat tapahtumapaikkaa, tiedustele paikan vuokraajalta sähkön saatavuutta. Sisätiloissa sähkön saaminen onnistuu helpommin kuin ulkotiloissa. Sähkön saatavuudessa on otettava huomioon myös tapahtuman luonne; tarvitaanko sähköä tavanomaista enemmän esimerkiksi valaistukseen ja äänentoistoon. Jos tapahtumassa on elintarvikkeiden myyntiä tai anniskelua, on tapahtumapaikalle saatava myös vettä. Sähkön lisäksi myös veden saatavuudesta on tiedusteltava tapahtumapaikan vuokraajalta.

Yleisöä varten on tapahtumapaikalle hankittava wc-tiloja käsienpesupisteineen. Wc-tiloja on oltava sekä naisille että miehille ja myös liikuntaesteiset on huomioitava. Wc-tilat on sijoiteltava eri puolille tapahtuma-aluetta ja alueelle on laitettava opasteita niiden sijainnista. Käsienpesupaikalla on oltava kertakäyttöpyyhkeitä ja jäteastiat käytetyille pyyhkeille. Jos pesumahdollisuuksia ei pystytä järjestämään esimerkiksi vedensaannin takia, voidaan korvaavana keinona tarjota käsidesiä tai kosteuspyyhkeitä. 

Tapahtumaa suunniteltaessa on otettava huomioon, millaiset mahdollisuudet roskien keräämiselle ja jätehuollolle tapahtumapaikka itsessään tarjoaa. Onko paikalla ennestään jäteastioita? Jos on, voidaanko niitä käyttää tapahtumassa? Tähän on saatava lupa tapahtumapaikan vuokraajalta. Roska-astioiden paikat on hyvä merkitä myös tapahtuma-alueen karttaan, ettei niitä vahingossa sijoiteta poistumis- tai pelastusreiteille. Jos tapahtumaan odotetaan osallistuvaksi yli 300 henkilöä, on siitä ilmoitettava ympäristönsuojeluviranomaiselle. Jos taas tapahtumaan osallistuu yli 5000 henkilöä, tulee tapahtumalle laatia erillinen jätehuoltosuunnitelma. Lisätietoa suunnitelman laatimiseksi löytyy Luvat ja hakemukset -sivulta. Tapahtumiin, joissa jätettä syntyy huomattava määrä, kannattaa pohtia esimerkiksi tämän Jätkä-jätekärryn vuokraamista.

Esteettömyys mahdollistaa ihmisten tasavertaisen osallistumisen tapahtumaan. Esteettömyydestä huolehtiessaan tapahtuman järjestäjä takaa tapahtuman olevan esteetön sekä liikkumis- ja osallistumismahdollisuuksiltaan, mutta myös näkemis- ja kuulemisympäristöltään.​ Tässä hyvä keino on havainnoida tapahtumapaikkaa. Havainnoidessa voi apuna käyttää esimerkiksi Kulttuuria kaikille-sivuston tarkistuslistaa.

Tapahtumaorganisaatio

Hyvää tapahtumaa ei kukaan tee yksin. Varsinkin suurissa tapahtumissa vastuun jakaminen tapahtumaorganisaation kesken on välttämätöntä tapahtuman onnistumisen takaamiseksi. Tapahtumalle on nimettävä vastuuhenkilö, joka kantaa vastuun tapahtumaprojektin etenemisestä. Tapahtumatyöryhmän ja henkilöstön lisäksi tapahtumalle voidaan hankkia yhteistyökumppaneita, jotka osallistuvat joko tapahtuman osa-alueen tekemiseen tai mahdollisuuksien mukaan tapahtuman kustannuksiin. Yhteistyö- kumppanit on hyvä saada näkyville tapahtuman markkinoinnissa ja tiedottamisessa esimerkiksi logojen liittämisellä mainoksiin ja tapahtuman nettisivuille. Lue lisää tapahtumaviestinnästä.

Tapahtuma ei synny ilman tapahtuman työntekijöitä. Henkilökunta muodostuu niin palkatusta henkilökunnasta kuin mahdollisesta vapaaehtoisesta talkooväestä. Talkooväkeä voi houkutella ja innostaa mukaan vaikkapa ilmaisella sisäänpääsyllä tai tapahtumaan liittyvillä tuotteilla ja palveluilla. Työntekijöille ja talkoolaisille on tiedotettava työnkuvasta ja työvuoroista etukäteen sekä heille on hyvä pitää lyhyt koulutus tai infotuokio tulevista tehtävistä. Hyvin perehdytetty henkilökunta vaikuttaa tapahtumakävijän mielikuvaan ja odotuksien täyttymiseen merkittävästi. Muista tapahtuman yleisöturvallisuuden lisäksi henkilöstösi turvallisuus ja huolehdi tarvittavat vakuutukset kuntoon.

Yhteistyökumppaneiden hankkiminen tuo tapahtumavieraalle lisäarvoa, ja samalla kustannuksia voi saada pienennettyä kumppanuuksien avulla. Yhteistyökuvioita kannattaa miettiä jonkin toisen samaan aikaan järjestettävän tapahtuman kanssa esimerkiksi markkinoinnin kannalta; lehtimainos yhdessä jonkin muun tapahtuman kanssa on edullisempaa kuin yksin. Yhteistyökumppani voi myös esimerkiksi ottaa vastuulleen jonkin tapahtuman osa-alueista, esimerkiksi oheisohjelman järjestämisen. Yhteistyökumppaneiden kanssa kannattaa aina laatia jonkinlainen sopimus yhteistyöstä. Vaikka kumppani olisi kuinka tuttu, aina voi vastaan tulla jotakin yllättävää. Hyvin laadittu sopimus suojaa kutakin osapuolta.

 

Me pidämme tietosi salassa ja jaamme sen vain kolmansille osapuolille, jotka mahdollistavat palvelun toteuttamisen. Lue yksityisyydensuojamme.

Anna palautetta