Opens-tapahtumatyökalu mahdollistaa tapahtumatiedon tallentamisen ja paljon muita työvälineitä tapahtuman järjestämiseen.

Opens - työväline tapahtuman käytännön toteutuksen suunnitteluun

Sodankylän kunta on hankkinut alueen tapahtumien käyttöön Opens-tapahtumasuunnittelujärjestelmän lisenssin. Opens on tapahtumien käytännön suunnitteluun tehty työväline, joka tuo tapahtumanjärjestämiseen paljon hyötyjä:

  • Säästät aikaa kun voit siirtää tietoa tapahtumasta toiseen ja tietoa ei tarvitse etsiä
  • Säästät tapahtumassasi rahaa paremman suunnittelun avulla
  • Tapahtumasi on dokumentoitu, jolloin pystyt tarvittaessa todistamaan huolellisuutesi
  • Henkilövaihdoksissa tieto ei poistu ja uuden henkilön on helppo jatkaa työtä
  • Käteviä työvälineitä tapahtumasuunnitteluun
  • Järjestäjät voivat tehdä paremmin yhteistyötä keskenään

Kunta toimii järjestelmässä pääkäyttäjänä ja avaa tapahtumille oikeudet järjestelmään. Tapahtumanjärjestäjät pääsevät järjestelmässä näkemään vain oman tapahtuman tietoja. Lisää Opens-järjestelmän yhteiskäytöstä voit lukea täältä. Sodankylän tapahtumanjärjestäjille Opens-järjestelmän käyttö on kunnan hankkiman lisenssin myötä veloituksetonta.

Näin pääset alkuun

Luokaa tapahtumallenne käyttäjätunnus täällä https://tools.opens.fi/register.

Suositeltavaa on, että tunnus luodaan järjestäjätahon yleisellä sähköpostiosoitteella, jolloin salasanan saa tarvittaessa palautettua, vaikka vastuuhenkilöt organisaatiossa muuttuisivat.

Lähetä tapahtumapaikan tiedot tällä lomakkeella: https://q.surveypal.com/Tapahtumapaikan-tietojen-lahettaminen/0

Tapahtumapaikan lähetettävistä tiedoista löydät tarkemman ohjeistuksen tältä sivulta alempaa.

Lähetä sitten sähköpostilla osoitteeseen info@sodankyla.fi tieto, että olet luonut tunnukset ja lähettänyt tapahtumapaikan tiedot. Tämän jälkeen ylläpito luo tapahtumapaikan ja varsinaisen tapahtuman järjestelmään, sekä antaa tunnuksellenne käyttöoikeudet. Tämän jälkeen pääsette kirjautumaan omilla tunnuksillanne järjestelmään ja voitte aloittaa tapahtuman suunnittelun.

Ohjeita löytyy varsin kattavasti täältä: http://opens.fi/opas/ ja sieltä erityisesti kohta ”Käyttäjän ohjeita” kannattaa käydä läpi. Tämän lisäksi voitte olla ongelmatilanteissa yhteydessä info@sodankyla.fi sähköpostitse.

Tapahtumatietojen lähettämiseen lisävinkkejä

Jotta Opens-järjestelmästä saa mahdollisimman suuren hyödyn tapahtuman aluesuunnittelussa, tulee tapahtumapaikasta olla mahdollisimman tarkka, mittakaavassa oleva pohjapiirros. Kukin tapahtumapaikka perustetaan vain yhden kerran ja sen jälkeen sen voi liittää useisiin eri tapahtumiin. Mitä huolellisemmin tieto kootaan tapahtumapaikkaa perustettaessa, sen helpompaa tapahtuman suunnittelu on.

Tapahtumapaikoista tulee usein paljon informaatiota paikan sääntöihin, käytänteihin ym. liittyen vastaan tapahtumaa järjestettäessä. Tätä infoa voi kerätä tapahtumapaikan yhteyteen Opens-järjestelmään ja sen jälkeen info on kaikkien tapahtumapaikassa järjestettävien tapahtumien käytössä.

  • Jos kyseessä on esimerkiksi piha-alue, käy pohjakuvaksi kartta, josta ilmenee alueen rakennusten ja muiden kiinteiden elementtien sijainti. Jos kartan mittakaava ei näy kuvassa, sen määrittämiseksi voi mitata esimerkiksi jonkin kartassa näkyvän kiinteän elementin leveyden ja ilmoittaa sen ylläpidolle erikseen.
  • Jos tapahtuma on esim. kylätalolla ja sen ympäristössä, voidaan sisä- ja ulkotiloille perustaa omat tapahtumapaikat, joita tapahtumassa voi käyttää molempia. Näiden tapahtumapaikkojen nimeämisessä kannattaa huomioida, että ovat mahdollisimman selkeät, esimerkiksi Vaalajärven kylätalon 1. kerros.

Opens -tapahtumatyökalu - Visit Sodankylä 1

Esimerkkikuvassa Opens-järjestelmään luotu tapahtumapaikka Simosen piha-alueesta.

Tätä kaikkea voit Opensilla tehdä

  • Piirrä tapahtuman pohjakuva
  • Hallinnoi myyntipaikkoja kätevästi
  • Työkalu aitojen laskentaan
  • Pöytäpaikkojen varaukset
  • Laadi tapahtuman budjetti
  • Laadi sähkönjakosuunnitelma
  • Suunnittele äänentoiston käyttö
  • Suunnittele tapahtuman valaistus

 

  • Suunnittele tapahtuman jätehuolto ja siivous
  • Laadi tapahtumallesi aikataulu
  • Laadi Catering-suunnitelma
  • Arvioi tapahtumaasi eri tehtäviin tarvittava henkilömäärä
  • Sijoita henkilöt kuvaan työpisteille
  • Laadi työaikasuunnitelma henkilöille
  • Laadi tapahtumallesi rakennesuunnitelma
  • Tallenna tapahtumasi esiintyjätiedot

Me pidämme tietosi salassa ja jaamme sen vain kolmansille osapuolille, jotka mahdollistavat palvelun toteuttamisen. Lue yksityisyydensuojamme.

Anna palautetta